O que são obrigações acessórias e para que servem?

Obrigações acessórias são declarações mensais, trimestrais e anuais que todas as empresas ― tenham elas funcionários ou não ― precisam fazer para enviar ao governo municipal, estadual ou Federal e manter sua situação regularizada.

Como o termo indica, tratam-se de declarações complementares que funcionam como um registro do pagamento de um tributo (impostos, taxas, contribuições etc). Cada pagamento representa, por si só, uma obrigação principal.

As obrigações acessórias são, portanto, um instrumento administrativo que gerencia o cumprimento de obrigações tributárias. Por meio delas, a empresa informa aos órgãos fiscalizadores que está em dia com suas obrigações tributárias.

É importante saber que o termo “obrigações acessórias” pode passar a ideia de que falamos de declarações que são menos importantes do que as declarações principais. Isso não é verdade.

Primeiro, o que você precisa saber é que declarações acessórias e principais são independentes entre si. Isso significa que o empregador pode enviar a primeira sem enviar a segunda, por exemplo.

Segundo, que as obrigações tributárias acessórias são aquelas que, de fato, provam ao governo ― seja ele qual for ― que uma empresa está cumprindo com suas obrigações. Assim, elas podem ser decisivas para o futuro de uma organização.

Como fazer a gestão das obrigações acessórias

Você provavelmente tem clareza de que as obrigações acessórias podem ser muitas. Com isso, deve compreender com mais facilidade o porquê de termos mencionado o planejamento e a criação de uma agenda tributária para a sua empresa.

Para tentar tornar o cumprimento dessas obrigações mais fácil, no sentido de evitar que sua empresa perca prazos por falta de atenção a eles ou por desorganização, vamos a algumas dicas importantes:

Acompanhe o calendário para criar uma agenda fiscal

Como você pode notar por meio da apresentação das obrigações acessórias existentes, elas costumam ter datas (ou prazos) e frequência de envio definidas e qualquer empresa precisa estar atenta a isso.

A empresa que deixa e enviar declarações ou o faz com erros ― em razão da pressa, por exemplo ― pode ter de prestar esclarecimentos ou até se sujeitar ao pagamento de multas que podem ser elevadas.

Por isso, a organização por meio da criação de uma agenda fiscal é muito bem-vinda. Esclarecemos que essa agenda considera as obrigações acessórias diretamente ligadas ao DP, mas não é, necessariamente, uma responsabilidade desse setor.

O DP pode ter sua própria agenda, separada da agenda da Contabilidade, mas pode ser mais interessante que os setores se comuniquem e mantenham esse planejamento em conjunto.

Mantenha as equipes informadas sobre as obrigações acessórias

Quer trabalhem com conjunto quer não, DP e Contabilidade precisam estar bem informados sobre as obrigações acessórias existentes e suas responsabilidades.

Isso porque, do contrário, uma agenda tributária pode até existir e estar à disposição de todos, mas acabar não sendo usada por falta de entendimento ou engajamento com a tarefa.

Convenhamos, o envio de declarações acessórias é uma das burocracias que fazem parte da rotina de empresas e, como tal, tende a ser visto como uma tarefa maçante ou até indesejável.

Sendo necessária, porém, deve contar com o comprometimento dos envolvidos e, para tanto, informar claramente sua importância é uma estratégia que realmente pode ajudar.

Priorize a organização da documentação da empresa

Você notou que o envio das obrigações tributárias acessórias depende do acesso a documentos por meio dos quais dados podem ser coletados?

Agora imagine que sua empresa não seja organizada o bastante para assegurar que todas as informações necessárias sejam facilmente encontradas. A falha no cumprimento dos prazos ou até o envio de declarações inconsistentes pode acabar ocorrendo em decorrência disso, causando estresse e cobranças.

Por isso, é fundamental que a empresa tenha um bom sistema para a organização e o armazenamento de sua documentação. Uma dica que não vale apenas para os documentos tributários!

Aposte em sistemas de automação e integração de dados

Para facilitar essa organização e o acesso aos documentos, outra dica é que sua empresa aposte em sistemas automatizados.

Como mencionamos, há sistemas sendo utilizados para o envio de obrigações acessórias que foram alterados justamente para substituir o papel pelo digital. Essa, inclusive, pode ser a deixa para que a empresa abrace de vez a digitalização.

Como você sabe, se uma boa organização existe, é mais simples e rápido achar um documento fazendo uma busca no sistema do que manualmente, passando arquivo por arquivo, pasta por pasta em busca de determinado papel.

Ainda, sugerimos que você dê preferência a sistemas que podem ser integrados entre si. Assim, a empresa evita que as informações estejam isoladas em diferentes plataformas e pode reuni-las, facilitando a conferência de dados importantes para as obrigações acessórias.

O envio de obrigações acessórias é de grande importância para as empresas e, por isso, deve ser atentamente cumprido pelo DP e demais setores relacionados. Algo que tende a se tornar mais simples de fazer com organização, planejamento e o auxílio de boas tecnologias.

A simplificação da gestão das obrigações pelo eSocial

Em 2018, a obrigatoriedade do eSocial começou a valer para algumas das empresas do país. Há um calendário baseado no faturamento que determina a partir de quando cada empresa deve aderir ao novo sistema, sendo que ainda está em processo de implementação.

Destacamos a sua existência neste post porque o eSocial tem por objetivo simplificar a entrega das obrigações acessórias pelas empresas. Isso porque, em um único sistema, permite que todas as declarações mencionadas neste post sejam enviadas.

Segundo informações do próprio governo, “na prática, as empresas terão que enviar periodicamente, em meio digital, as informações para a plataforma do eSocial […] No entanto, com a entrada em operação do novo sistema, o caminho será único”.

Ainda, o envio das obrigações acessórias pelo eSocial substitui “o preenchimento e a entrega de formulários e declarações, atualmente entregues de forma separada a cada órgão”.

Com o eSocial facilitando o envio das obrigações acessórias, as empresas e, em especial cada Departamento Pessoal, têm parte de sua rotina desburocratizada.

Por sua vez, os funcionários ganham com a novidade porque o sistema unificado contribui para a garantia do cumprimento dos direitos trabalhistas e previdenciários.

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Fonte:

Tangerino