SPED Contábil: Tudo o que você precisa saber

SPED é a sigla para: Sistema Público de Escrituração Digital. É um sistema online criado pelo Governo Federal que visa dinamizar e automatizar o trabalho do setor contábil. Basicamente, trata-se da substituição do envio de documentos em papel por arquivo digital para a Receita Federal.

Por meio do SPED, todas as escriturações são unificadas e enviadas aos órgãos responsáveis, tanto na esfera estadual quanto federal, assim, não existe mais a necessidade de entregar documentos físicos. As assinaturas também passaram a ser por meio eletrônico, tornando o processo mais rápido, prático e dinâmico.

Mas como funciona o SPED Contábil?

De maneira geral, as empresas devem registrar por meio do SPED Contábil todas as transições pertinentes à sua vida contábil. Os dados devem ter identificação de data, partes envolvidas (CPF ou CNPJ), documentos de registro e classificação contábil. Tudo deve ser transmitido em arquivos eletrônicos para a Receita Federal através da ECD (Escrituração Contábil Digital).

Quais as vantagens?

O primeiro ponto positivo do SPED foi integrar três sistemas: Escrituração Contábil, Escrituração Fiscal e Nota Fiscal Eletrônica em uma única plataforma, o que já reduz boa parte da burocracia no setor contábil e assim, o sistema também padroniza a forma como as informações são enviadas.

A segurança é outro ponto positivo: tanto empresas quanto contadores precisam utilizar a assinatura digital para dar validade à Escrituração Fiscal Eletrônica. Esse mecanismo consegue reduzir as chances de fraudes e falsificações. Vale ressaltar, ainda, que a digitalização tem a vantagem de deixar tudo mais rápido.

Quem deve entregar?

Todas as empresas que precisam entregar livros contábeis são obrigadas a utilizar o SPED. São aquelas tributadas pelo Lucro Real, Lucro Presumido, Sociedades em Conta de Participação (SCP) e isentas de Imposto de Renda de Pessoa Jurídica (IRPJ).

Em geral, as empresas optantes pelo Simples Nacional estão desobrigadas a entregar a ECD, mas há algumas exceções para as empresas enquadradas neste regime: quando o faturamento excede o limite do Simples e passam a ser, também, obrigadas a entregar esta obrigação.

O que deve ser entregue

É obrigatório o lançamento de toda a escrituração da empresa.

 No caso dos livros, são Diário, Razão e Auxiliares Resumidos. O SPED Contábil exige, também, todos os demonstrativos: Balanço Patrimonial, Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE) e o Demonstrativo de Lucro ou Prejuízo Acumulado (DLPA).

Os livros contábeis emitidos em forma eletrônica deverão ser assinados digitalmente e utilizar o certificado de segurança mínima tipo A3. Em seguida, o arquivo é enviado e submetido ao Programa Validador e Assinador (PVA) fornecido pelo SPED.

Quando entregar o SPED Contábil?

O prazo para entrega da ECD é até o último dia útil do mês de maio. Portanto, em 2021 esta data será dia 31, uma segunda-feira.

Mesmo que a empresa esteja passando por processo de liquidação e que não tenha tido qualquer movimentação no ano de referência, isso não exclui a obrigatoriedade de elaborar e entregar a ECD.

Nos casos de extinção, cisão parcial ou total, fusão ou incorporação, o arquivo deverá ser entregue pelas partes jurídicas envolvidas até o último dia útil do mês subsequente ao do evento.

De acordo com Instrução Normativa RFB nº 1.774/2017, a pessoa jurídica que deixar de apresentar a ECD nos prazos fixados estará sujeita a multa.